Eine einfache Frage, die eine vielschichtige Antwort verdient: Im Mittelpunkt des Eventmanagements stehen immer die Teilnehmenden Ihres Events!

Die Ausprägungen des Teilnehmermanagements sind oft die ersten Berührungspunkte von Teilnehmern mit einer Veranstaltung. Für die Planung der Gästebetreuung ist es daher wichtig, bereits frühzeitig das Einladungsprozedere zu klären.

Ob digital oder postalisch: Der Zugang zur Anmeldung muss für die Eingeladenen immer möglichst barrierefrei sein. Im weiteren Verlauf müssen der Prozess der Eventregistrierung und die Funktionen so smart wie möglich gestaltet werden. Sonst drohen hohe Absage- oder Abbruchraten bei der Anmeldung.

Der Zugang zum Event vor Ort ist der nächste, erste Berührungspunkt von Teilnehmenden mit dem Teilnehmermanagement. Auch hier gibt es keine zweite Chance für den ersten Eindruck der Gäste. Hier muss von der Logistik über den Service alles stimmen.

Als Veranstalter oder Agentur müssen am Ende des Teilnehmermanagementprozesses alle für die weitere Organisation der Veranstaltung und die Teilnehmerkommunikation relevanten Daten der Gäste vorliegen – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Was kostet ein Auto? Eine Frage, auf die es keine pauschale Antwort geben kann.

Bei uns bezahlen Sie modulweise pro Teilbereich.

Je mehr Abfragen Ihr Anmeldeprozess hat, desto mehr muss eingerichtet und konfiguriert werden. Ebenso entscheidend ist, ob Ihre Veranstaltung kostenpflichtig oder kostenfrei ist und ob Sie die Teilnehmerbetreuung selbst abbilden und nur die Softwareinfrastruktur, nicht aber die Agenturleistung, benötigen.

Ein wesentlicher Kostenblock ist auch die technische Ausstattung vor Ort für den Check-In, das Troublemanagement und ggf. die Zertifizierung.

Grundsätzlich führen aber immer mehrere Wege zum professionellen Teilnehmermanagement und Registrierungsprozess.

Wir finden sicher auch für Ihr Budget eine passende Lösung.

Weil wir unsere Software EM.EX auf die Veranstaltungs- und Ticketstruktur anpassen und nicht Sie die Veranstaltungsstrukturen auf unsere Software anpassen müssen.

Zudem schätzen wir einen sehr persönlichen Umgang mit unseren Kunden und Projekten. Sie erhalten feste Ansprechpartner, die Ihre Veranstaltung von A-Z mit begleiten.

Unsere Kunden loben, dass sie alles aus einer Hand bekommen.

Vom angepassten Corporate Design der Event Website, über die Teilnehmermanagement Software für die Verwaltung, Buchung, Check In und Follow Up.

Bei Bedarf unterstützen wir mit Soft- und Hardware, sowie Personalressourcen . Seit 2011 haben wir einige hundert Veranstaltungen mit unterschiedlichsten Größen und Formaten mit individuellen Lösungen begleitet.

Diesen Erfahrungsschatz aus unzähligen Events werfen wir gerne auch für Sie in die Waagschale.

Das Teilnehmermanagement erfüllt immer auch eine wichtige logistische Funktion der Eventplanung.

Wir werden die einzelnen Prozessschritte, die die Teilnehmenden durchlaufen, mit Ihnen gemeinsam analysieren und haben hier auf dem Weg von der Einladung über die Anmeldung und den Check-In Prozess einige Berührungspunkte, die sicher auch bei Ihrer Veranstaltung im Sinne der Teilnehmenden optimiert werden können.

Spätestens bei der After-Event-Kommunikation und der Projektdokumentation finden wir garantiert einen wunden Punkt, bei dem wir Ihr Unternehmen unterstützen können.

Zunächst richten wir die Anmeldeseite für Ihr Event ein und verknüpfen diese mit eventuell vorhandenen Event Webseiten.

Anschließend verstecken wir die vielen anderen Knöpfe im Backend der Teilnehmerverwaltung, die für Ihre Veranstaltung und das Gästemanagement irrelevant und verwirrend sind.

Mit dem Rest gehen wir strukturiert die Phasen und Bestandteile des Konfigurationsprozesses im Tool durch.

Wo finden Sie die buchbaren Artikel, wo die Teilnehmergruppen, wo die Preise und wo stellen Sie die Sichtbarkeiten und die Raumkapazitäten ein?

Anschließend machen wir eine Probeanmeldung und schauen uns im Backend dann an, wie wir an diese eben erhobenen Daten aus der Onlneregistrierung kommen. Wie kann man suchen, filtern und nachfolgende Aufgaben wie Mailings oder Exporte auslösen, uv.a.m.

Zum Abschluss schauen wir aufs Dashboard und klären, wie Sie die Fragen der Geschäftsführung nach den aktuellen Zahlen am schnellsten beantwortet bekommen.

Für ein professionelles Einladungsmanagement brauchen Sie einen vernünftigen Internetbrowser, mehr nicht. Für den Rest sorgen wir.

Datenschutzkonforme Serverinfrastruktur und eine flexible Eventsoftware, die sich Ihrem Event, der Location und dem Ablauf Ihrer Veranstaltung anpassen lässt.

Vor Ort brauchen wir noch funktionsfähige Hardware, aber auch die bringen wir gerne mit.